1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób Cargo Shipping Sp. z o.o. przetwarza dane osobowe osób korzystających ze strony internetowej cargoshipping.pl, kontaktujących się z nami oraz działających w imieniu naszych klientów, kontrahentów i partnerów biznesowych.

Przetwarzamy dane zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz innymi przepisami mającymi zastosowanie do prowadzonej przez nas działalności.

2. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Cargo Shipping Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Stanisława Wyspiańskiego 39/2, 70-497 Szczecin.

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można skontaktować się z nami:

pocztą elektroniczną: office@cargoshipping.pl;

listownie: Cargo Shipping Sp. z o.o., ul. Stanisława Wyspiańskiego 39/2, 70-497 Szczecin.

3. Jakie dane przetwarzamy i skąd je otrzymujemy

W zależności od sposobu kontaktu i rodzaju współpracy możemy przetwarzać:

dane identyfikacyjne, takie jak imię, nazwisko, stanowisko i firma;

dane kontaktowe, takie jak adres e-mail, numer telefonu i adres korespondencyjny;

dane przekazane w zapytaniu, korespondencji, dokumentach transportowych, celnych, handlowych lub rozliczeniowych;

dane dotyczące reprezentacji, pełnomocnictw, upoważnień i dostępu do powierzonych informacji;

dane niezbędne do zawarcia i realizacji umowy, organizacji transportu, odprawy celnej, przeładunku, magazynowania, ubezpieczenia lub obsługi statku;

dane techniczne związane z korzystaniem ze strony, w szczególności adres IP, informacje o urządzeniu i przeglądarce, czas żądania oraz zapisy w logach serwera.

Dane otrzymujemy bezpośrednio od osoby, której dotyczą, albo od jej pracodawcy, zleceniodawcy, klienta, kontrahenta, agenta, przewoźnika lub innego uczestnika procesu transportowego. Jeżeli dane nie zostały pozyskane bezpośrednio od danej osoby, zazwyczaj obejmują jej dane służbowe, kontaktowe oraz informacje niezbędne do realizacji konkretnej usługi lub współpracy.

4. Cele i podstawy przetwarzania

4.1. Zapytania i formularz kontaktowy

Dane przesłane przez formularz, e-mail lub przekazane telefonicznie przetwarzamy w celu udzielenia odpowiedzi, prowadzenia korespondencji, przygotowania oferty i podjęcia działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli kontakt zmierza do zawarcia umowy, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes polegający na obsłudze korespondencji i zapytań biznesowych.

4.2. Realizacja umów i usług spedycyjnych

Dane przetwarzamy w celu zawierania i wykonywania umów, organizacji i koordynacji transportu, obsługi portowej, przeładunkowej, magazynowej, celnej, agencyjnej i ubezpieczeniowej, prowadzenia rozliczeń oraz kontaktu operacyjnego. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w przypadku danych przedstawicieli i pracowników kontrahentów – art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz uzasadniony interes polegający na prawidłowej realizacji współpracy i utrzymywaniu relacji biznesowych.

4.3. Obowiązki prawne

Dane przetwarzamy również w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów podatkowych, rachunkowych, celnych, transportowych, sankcyjnych i innych przepisów mających zastosowanie do danej usługi. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

4.4. Roszczenia, bezpieczeństwo i ochrona działalności

Możemy przetwarzać dane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, zapobiegania nadużyciom, zapewnienia bezpieczeństwa systemów i informacji, kontroli prawidłowości wykonania usługi oraz ochrony naszych praw i mienia. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Nie prowadzimy monitoringu wizyjnego za pośrednictwem strony internetowej i nie nagrywamy rozmów telefonicznych.

5. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych w formularzu kontaktowym jest dobrowolne, ale bez danych pozwalających na kontakt możemy nie być w stanie odpowiedzieć na zapytanie. Podanie danych wymaganych do zawarcia lub realizacji umowy może być warunkiem wykonania usługi. Zakres danych każdorazowo powinien być ograniczony do informacji potrzebnych w danej sprawie.

6. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonego celu:

pracownikom i współpracownikom Cargo Shipping posiadającym odpowiednie upoważnienia;

przewoźnikom drogowym, morskim, kolejowym i lotniczym, armatorom, liniom żeglugowym i lotniczym, agentom oraz spedytorom partnerskim;

operatorom portowym, terminalom, magazynom, podmiotom przeładunkowym, agencjom celnym, ubezpieczycielom i innym uczestnikom realizacji transportu;

bankom, operatorom płatności, firmom księgowym, audytorom, kancelariom prawnym, podmiotom windykacyjnym, operatorom pocztowym i kurierskim;

dostawcom usług informatycznych, hostingu, poczty elektronicznej, utrzymania strony i cyberbezpieczeństwa;

organom administracji, służbom celnym, skarbowym, portowym, granicznym, sądom i innym uprawnionym podmiotom, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z prawa.

Nie sprzedajemy danych osobowych i nie przekazujemy ich osobom trzecim do ich własnych celów marketingowych.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Ze względu na międzynarodowy charakter usług spedycyjnych dane mogą być przekazywane odbiorcom znajdującym się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności agentom, przewoźnikom, armatorom, liniom lotniczym, terminalom, operatorom portowym, magazynom oraz organom celnym i administracyjnym właściwym dla kraju nadania, tranzytu lub przeznaczenia przesyłki.

Transfer następuje wyłącznie w zakresie niezbędnym do organizacji i realizacji konkretnej usługi oraz na podstawie dopuszczonej przez RODO. Zależnie od kraju, odbiorcy i charakteru transferu może to być w szczególności decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, zastosowanie odpowiednich zabezpieczeń, takich jak standardowe klauzule umowne, albo – w wyjątkowych sytuacjach przewidzianych przez RODO – inna dopuszczalna podstawa, gdy transfer jest niezbędny do wykonania umowy lub zawarcia umowy w interesie osoby, której dane dotyczą.

Informację o zastosowanej podstawie i dostępnych zabezpieczeniach dla konkretnego transferu można uzyskać, kontaktując się z nami pod adresem office@cargoshipping.pl.

8. Okres przechowywania danych

dane związane z zapytaniem, które nie doprowadziło do zawarcia umowy – przez czas potrzebny do obsługi sprawy, a następnie przez okres niezbędny do wykazania przebiegu korespondencji i ochrony przed roszczeniami;

dane związane z umową – przez czas jej wykonywania, a następnie przez okres wymagany przez przepisy podatkowe, rachunkowe, celne, transportowe oraz przez okres przedawnienia odpowiednich roszczeń;

dane przedstawicieli i osób kontaktowych kontrahentów – przez czas współpracy lub pełnienia danej funkcji, a następnie przez okres konieczny do rozliczenia współpracy i ochrony przed roszczeniami;

dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu – do czasu jego ustania, skutecznego wniesienia sprzeciwu albo upływu okresu potrzebnego do ochrony roszczeń;

logi techniczne – przez okres niezbędny do zapewnienia prawidłowego działania i bezpieczeństwa strony, a następnie są usuwane lub anonimizowane.

Okresy mogą zostać przedłużone, jeżeli wymagają tego przepisy, postępowanie sądowe, administracyjne, celne lub podatkowe albo jeżeli dane są potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

W granicach przewidzianych przez RODO przysługuje prawo do:

dostępu do danych i otrzymania ich kopii;

sprostowania nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych;

usunięcia danych;

ograniczenia przetwarzania;

przenoszenia danych, jeżeli przetwarzanie odbywa się automatycznie na podstawie zgody lub umowy;

wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją danej osoby;

wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli w konkretnej sytuacji dane są przetwarzane na podstawie zgody; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność wcześniejszego przetwarzania z prawem;

wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Wniosek dotyczący praw można przesłać na adres office@cargoshipping.pl. Możemy poprosić o dodatkowe informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej wniosek.

Aktualne dane kontaktowe Prezesa UODO są dostępne na stronie: uodo.gov.pl/p/kontakt

10. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

Dane objęte niniejszą Polityką nie są wykorzystywane do podejmowania wobec użytkowników decyzji wyłącznie w sposób zautomatyzowany, w tym do profilowania wywołującego skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływającego na daną osobę.

11. Strona internetowa, logi i pliki cookies

Podczas korzystania ze strony serwer może automatycznie zapisywać informacje techniczne niezbędne do wyświetlenia strony, diagnostyki błędów i zapewnienia bezpieczeństwa, takie jak adres IP, czas żądania, typ przeglądarki i system operacyjny.

Strona może wykorzystywać wyłącznie techniczne mechanizmy lub pliki cookies niezbędne do jej prawidłowego działania. Na dzień ostatniej aktualizacji nie wykorzystujemy na stronie cookies analitycznych ani marketingowych i nie prowadzimy śledzenia użytkowników w celach reklamowych.

Jeżeli w przyszłości zostaną uruchomione narzędzia analityczne lub marketingowe, odpowiednia informacja zostanie dodana do niniejszej Polityki, a mechanizmy niewymagane do działania strony będą uruchamiane dopiero po uzyskaniu wymaganej zgody.

12. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki organizacyjne i techniczne odpowiednie do rodzaju danych i ryzyka, aby chronić dane przed utratą, nieuprawnionym dostępem, zmianą, ujawnieniem lub zniszczeniem. Dostęp do danych otrzymują wyłącznie osoby i podmioty, które potrzebują go do realizacji określonych obowiązków.

13. Zmiany Polityki

Polityka może być aktualizowana w przypadku zmiany przepisów, sposobu działania strony, zakresu usług lub wykorzystywanych narzędzi. Aktualna wersja wraz z datą jej obowiązywania będzie publikowana na stronie cargoshipping.pl.